Email spam là gì và cách tránh bộ lọc spam

Cũng đã khá lâu rồi kể từ khi bài Email spam là gì và cách tránh bộ lọc spam, hôm nay tôi tiếp tục viết về chủ đề này. Một phần cũng là do tuần trước có 1 bạn đã email hỏi tôi như sau:

“Email cá nhân của mình bị liệt vô spam mail, do mình không biết về spam mail là như thế nào… mà vô tình gửi mail cho khách hàng và gửi với số lượng email hơi nhiều 1 chút. Giờ checkmail thử thì thấy email bị chuyển vô spam hết trơn…vậy phải làm sao để trở lại như cũ đây, vì là email mình liên lạc với khách nên cũng không muốn bỏ địa chỉ email đó nhưng gửi mail cho khách nhưng bị chuyển vô spam thì cũng không ai đọc được…giờ phải làm sau đây? Có cách nào để khôi phục địa chỉ email không nằm trong spam nữa không hay bỏ email đó đi và tạo email mới..?”

May mắn là tôi chưa từng đi spam, và cũng nắm trước các nguyên tắc tránh bị rơi vào bộ lọc spam như ở bài trước cũng như ở dưới nên tôi không có nhiều kinh nghiệm lắm về việc làm sao để đưa bạn ra khỏi danh sách spam của các ISP. Tuy nhiên, có 1 cách tôi đã thử nghiệm trên tài khoản email của bạn tôi và cũng cho kết quả khả quan sau 1 thời gian.

1. Tuân thủ triệt để các nguyên tắc bên dưới. Đại loại là đã có “tiền án tiền sự” thì không có bất cứ hành động nào “chơi trội” nữa.
2. Chỉ gửi email đến những người quen thuộc, có chất lượng tốt. Hạn chế gửi cho những người lạ hoặc email không rõ ràng.
3. Nếu email của mình bị rơi vào hộp thư spam của người nhận, liên lạc với họ “Unspam” dùm mình.

Cứ kiên nhẫn thực hiện 3 bước trên, sau 1 thời gian (tôi không chắc là bao lâu, vì còn tùy vào hoạt động sử dụng email của bạn nữa) thì tài khoản email của bạn sẽ được “nhả” khỏi blacklist. Và đây là phần quan trọng hơn:

Các nguyên tắc gửi email để không bị đánh dấu là email spam

Với bất cứ dịch vụ email hay bất cứ phần mềm quản lý email nào cũng có một hộp thư spam để chứa những tin vớ vẩn. Mỗi ISP (nhà cung cấp dịch vụ internet) sử dụng những bộ lọc spam khác nhau và một số ISP có những hành động quyết liệt để chống lại các hành vi spam. Cho nên một khi chạy email marketing, email của bạn chắc chắn sẽ bị lọc và dễ  rơi vào hòm thư rác một lúc nào đó. Nghe thì ghê vậy, nhưng cũng đừng quá lo lắng. Dưới đây là một số cách có thể giúp bạn giảm đi rất nhiều khả năng bị chặn bởi bộ lọc email:

1. Đừng gửi email cho chính mình

Nếu bạn gửi email từ địa chỉ email gốc, (ví dụ test@thuthuatmarketing.com) và bạn gửi nó tới địa chỉ email của chính mình (test@thuthuatmarketing.com) thì nó dễ bị chặn bở bộ lọc spam. Hãy nhớ lại xem, khi bạn gửi email hàng loạt, bạn có tự gửi cho mình 1 bản?

2. Chú ý tới việc test bộ lọc spam trước khi gửi

Sử dụng những công cụ kiểm tra spam trước khi gửi. Nếu bạn dùng Mailchimp hoặc GetResponse thì chúng luôn tích hợp sẵn chức năng spam score khi bạn tạo chiến dịch email. Nó sẽ cho bạn biết bằng cách đánh dấu những chi tiết lỗi lớn trong email của bạn – những thứ có thể ảnh hưởng tới việc gửi email.

3. Email chỉ có mỗi một bức hình

Gửi email chỉ chứa một tấm hình, bộ lọc sẽ cho rằng bức email đó chắc chắn có vấn đề và chặn lại. Bạn nên dành thời gian để thiết kế soạn lại email với bố cục, từ ngữ và hình phù hợp. Đừng gửi email chỉ có duy nhất một bức hình.

4. Đừng sử dụng email cá nhân hay email miễn phí

Thay vì sử dụng email miễn phí hoặc email cá nhân như @hotmail.com hoặc @gmail.com, bạn nên sử dụng địa chỉ email của công ty hoặc tổ chức khi gửi email. Dĩ nhiên, bạn phải biết rằng nếu bạn bị cái ISP đưa và blacklist, thì tất cả email có cùng tên miền sẽ bị ảnh hưởng!

5. Tiêu đề email và các nội dung email khác nhau

Nội dung email đóng một vai trò quan trọng trong việc lọc thư. Nếu bạn gửi cùng một nội dung và tiêu đề giống nhau đến nhiều người, thì bạn khó có lý do để nói mình không spam. Ngoài ra, tránh viết hoa toàn bộ, tránh viết những nội dung nghe như spam, (xem thêm tại đây). Bạn nên dùng A/B testing để kiểm tra hiệu quả của chiến dịch email marketing của bạn.

6. Chú ý các liên kết trong email của bạn

Bộ lọc spam kiểm tra địa chỉ URL trong email của bạn. Nếu bạn dẫn link tới một domain thiếu uy tín (không an toàn), nhiều khả năng bạn sẽ bị phạt. Thêm vào đó, bạn nên tránh dẫn link tới các địa chỉ URL chứa các folder chỉ có 1-2 chữ cái ( ví dụ như domain.com/e/something or domain.com/es) vì như vậy bộ lọc sẽ tính đó là một dấu hiệu đáng ngờ.

7. Đừng sử dụng rút gọn liên kết

Đường link của bạn nên là link đầy đủ dẫn tới URL trực tiếp. Đơn giản, ISP không check được ngay nội dung của các liên kết đó, nên nó sẽ nghi ngờ bạn.

8. Sử dụng HTML chuẩn

Những tags HTML không thích hợp, những tag bị lỗi…có thể làm giảm khả năng gửi mail thành công của bạn.

9. Xóa bỏ những địa chỉ không còn được sử dụng

Hãy xóa những liên lạc cũ và không còn hoạt động nữa. Việc kiểm soát các liên lạc rất quan trọng trong việc gửi email. Tập trung vào những liên lạc còn hoạt động, bạn có thể tăng khả năng gửi email thành công.

10. Thường xuyên sử dụng 1 địa chỉ email

Chúng tôi khuyên bạn không nên đổi địa chỉ và thông tin email thường xuyên. Chúng nên được giữ cố định để xây dựng danh tiếng và thương hiệu cho bạn.

11. Không bao giờ thêm Javascript, mẫu code hoặc video vào email của bạn

Cách làm này chắc chắn sẽ bị kiểm duyệt gắt gao. Tốt nhất là dẫn đến một trang web chứa những nội dung trên.

12. Tránh copy trực tiếp từ Word, Excel hay Powerpoint, etc..

Khi bạn chép nội dung trực tiếp từ những ứng dụng , rất nhiều định dạng hầm bà lằng sẽ được nhét vào email và bạn không thể kiểm soát được. Các bộ lọc email spam cũng rất ghét điều này.

13. Đừng dùng cùng một cụm từ hay một câu có trong email làm tiêu đề

Nếu bạn gửi email có tiêu đề và thông tin tương tự nhau, nó phần lớn sẽ bị lọc thành email spam. Ví dụ tiêu đề thư của bạn ghi “ this is a test” và phần nội dung cũng ghi “this is a test”.

Hãy nhớ bạn nên tập trung vào những mối liên lạc còn tốt, gửi những nội dụng họ thực sự muốn, thêm họ vào danh sách của liên lạc của bạn, và khuyến khích họ tương tác với chiến dịch của bạn. Nếu bạn tập trung vào những điều trên, việc gửi email của bạn sẽ đạt được kết quả tốt hơn nhiều.