Kỹ năng giao tiếp

Nắm vững kỹ năng giao tiếp là điều hết sức cần thiết trong quá trình xây dựng và phát triển mạng lưới. Một buổi giới thiệu sản phẩm và cơ hội kinh doanh, dù là khi gặp trực tiếp hay qua điện thoại, cũng thường bao gồm những phần sau đây:

* Phần mở đầu.

* Phần trình bày thông tin về công ty và giới thiệu sản phẩm, sơ đồ chia hoa hồng của công ty và ví dụ về hệ thống phân phối.

* Phần nêu luận chứng, ý kiến của những người đã sử dụng sản phẩm, những ví dụ thành công của những người đứng đầu công ty và nghe các ý kiến phản biện.

* Chấp nhận hay phản đối các ý kiến đó.

* Phần kết.

 

Tuy nhiên, mỗi người có thể có một trình tự giới thiệu riêng. Bạn hãy xác định xem người đối thoại với Bạn thuộc tuýp nào. Điều này sẽ giúp cho Bạn chọn cách nói chuyện thích hợp. Song dù trong bất cứ hoàn cảnh nào, Bạn cũng đừng quên những nguyên tắc cơ bản trong giao tiếp:

* Hãy trình bày thật ngắn gọn và dễ hiểu.

* Hãy đưa ra luận chứng cụ thể.

* Hãy nói rõ ràng, không quá khích và không để có những quãng im lặng dài, không có những câu đệm, từ ngữ thiếu chuẩn xác để câu nói của Bạn khỏi bị hiểu theo nghĩa khác.

* Câu hỏi của Bạn phải có các từ để hỏi, điều này giúp cho người đối thoại với Bạn có thể dễ dàng trình bày quan điểm của mình. 

Một cuộc nói chuyện sôi nổi và thú vị phải là cuộc nói chuyện bình đẳng của 2 người. Cuối câu chuyện, Bạn đừng quên cám ơn người đối thoại vì đã bỏ thời gian để nghe Bạn, đừng quên lịch sự chào tạm biệt kể cả khi cuộc nói chuyện không đem lại kết quả gì. Một số bí quyết sau có thể giúp cho cuộc nói chuyện của Bạn đạt được hiệu quả mong muốn.

Cách gây thiện cảm trong giao tiếp

Đừng quên chào hỏi và tự giới thiệu về mình, nếu như trước đó Bạn và người đối thoại không biết nhau. Hãy làm điều đó một cách có duyên và dễ mến.

Một nụ cười chân thành, cởi mở có thể làm cho bầu không khí của cuộc nói chuyện ấm áp lên rất nhiều bởi nó thể hiện lòng tốt và sự quan tâm, lòng tin và thiện cảm. Nên nhớ là nhìn vào mắt người đối thoại cũng sẽ gây được thiện cảm và thu hút sự chú ý của họ.

Gọi tên một người có tác động mạnh đến tiềm thức người đó và thay đổi hẳn trạng thái tinh thần của người đó chỉ trong khoảnh khắc. Bạn hãy ghi tên người sẽ đối thoại với mình ra giấy và gọi nó trong suốt cuộc nói chuyện. Nếu Bạn muốn người ta có thiện cảm với Bạn, Bạn hãy nhớ kỹ rằng: đối với mỗi con người thì tên của họ là tiếng gọi ngọt ngào nhất.

Việc Bạn bắt đầu câu chuyện ra sao không quan trọng lắm. Quan trọng là Bạn phải tự nhiên. Không nên lên gân để tạo ra một hình tượng gượng ép cho mình. Người đối thoại với Bạn sẽ cảm nhận được điều đó.

Một trong những cách gây thiện cảm và khiến đôi bên dễ hiểu và tin tưởng lẫn nhau là “khả năng đọc được “ngôn ngữ cơ thể” của người đối thoại” và đáp lại bằng những động tác tương tự. Vì thế, Bạn nên học cách chú ý đến những động tác của người đối thoại trong lúc trò chuyện. Nếu Bạn sợ bắt chước những động tác đó sẽ lộ liễu quá, Bạn có thể sử dụng phương pháp phản chiếu. Chẳng hạn như khi người nói chuyện với Bạn bắt chéo chân, Bạn có thể đáp lại bằng việc khoanh tay. Phương pháp này cũng không kém hiệu quả.

Giọng nói là một trong những vũ khí lợi hại nhất để Bạn tạo ấn tượng tốt với khách hàng và để Bạn và khách hàng hiểu nhau. Hãy học cách nói chuyện với người đối thoại “bằng ngôn ngữ của họ”. Học theo giọng nói của người đối thoại là một cách rất tốt để người đối thoại cảm thấy thoải mái hơn và cởi mở hơn. Trong những phút đầu của câu chuyên, Bạn hãy lắng nghe giọng người đó và để ý những nét đặc trưng: âm sắc, cách nhả chữ, cách nhấn mạnh ý chính, và hãy lựa cho giọng mình theo cách đó.

Kết quả một cuộc nói chuyện không chỉ phụ thuộc vào nội dung, mà còn phụ thuộc vào cách Bạn nói chuyện, vào ngữ điệu của Bạn. Nếu Bạn có thói quen nói oang oang, hoa tay múa chân, nhăn nhó mặt mày, cướp lời người đối thoại, nói “chuyện nọ xọ chuyện kia”, trút vào người đối thoại hàng đống vấn đề của Bạn hay nói những chuyện không đâu vào đâu, Bạn hãy chấm dứt ngay thói quen đó. Chính ngữ điệu đôi khi có thể làm người đối thoại với Bạn giận Bạn đến suốt đời hoặc ngược lại, cảm mến Bạn và trở thành tri kỷ. Bạn cần phải nói chuyện sao cho trong giọng của Bạn, người ta cảm nhận được sự điềm tĩnh, tôn trọng và thiện cảm. Không có điều gì cho phép Bạn tỏ ra vô lễ trong khi đối thoại - dù Bạn ốm, dù Bạn đang gặp điều không vui, không có tâm trạng hay đang vội.

Khi người đối thoại hỏi, Bạn cần phải chăm chú lắng nghe. Dù là câu hỏi gì, Bạn cũng không nên cắt ngang và đừng nghĩ rằng Bạn biết người đó định nói gì. Sau khi nghe xong câu hỏi, Bạn đừng vội tranh cãi với người vừa nêu ra nó. Hãy làm chủ bản thân, những cảm xúc, nét mặt, giọng nói, cử chỉ và đừng tỏ ra mất tập trung. Khi nghe một lời thoại dài, đừng im lặng mà hãy có những biểu hiện hay nhận xét như “vâng”, “đúng vậy”, “tôi hiểu”, “hay nhỉ”... Hãy tôn trọng người đối thoại, kể cả khi người đó thô lỗ, vô duyên và nóng tính. Đừng nhíu mày, cắn môi hay xoa tay. Những biểu hiện dữ dằn như vậy không có lợi cho Bạn đâu.

Cuối cùng, lời khen là một trong những vũ khí lợi hại nhất mà Bạn cần phải biết vận dụng. Khi Bạn nói lời khen, người đối thoại tự nhiên cũng sẽ “trả lễ” cho Bạn. Cách khen tốt nhất là “khen gián tiếp”. Đó là khi Bạn tỏ cho người đối thoại thấy cảm tình của Bạn, sự ngưỡng mộ của Bạn không phải trước bản thân họ, mà trước những hoàn cảnh, tâm trạng, con người, đồ vật...có liện quan trực tiếp hay gián tiếp đến người đó.

Cách vào đề

Mở đầu câu chuyện như thế nào đây? Nguyên tắc đầu tiên là: thu hút sự chú ý. Hãy tập cách nói chuyện được về nhiều đề tài khác nhau, từ thời tiết đến cổ phiếu trên thị trường. Những người có kinh nghiệm bao giờ cũng phải giữ trong đầu vài đề tài phổ biến. Thứ nhất là nói về gia đình. Ai cũng thích khi người khác hỏi về gia đình mình một cách chân thành vì trong cuộc sống hiện đại, mọi người vốn thiếu thốn sự quan tâm, chú ý. Sau đó hãy hỏi về sở thích, về công việc, thủ trưởng, về việc họ có thích công việc không? Hãy hỏi họ thích nghỉ ngơi thế nào: cùng gia đình hay một mình, và ở đâu và tại sao, họ có tập thể thao không...? Bạn hãy tạm quên những gì Bạn thích đi. Bạn cần phải nói về những gì mà người nói chuyện với Bạn thích. Bạn cần phải phát triển quan hệ với mọi người, vì ngành kinh doanh theo mạng hoàn toàn dựa trên mối quan hệ giữa người với người.

Và khi Bạn cảm nhận được thời điểm đã đến, hãy nói về những điều mà Bạn dự định truyền đạt. Chúng ta thường hay mắc phải lỗi là đề nghị mua sản phẩm và tham gia doanh nghiệp khi quan hệ còn chưa phát triển đến độ thích hợp. Bạn có thể kể về công việc, về chuyện một người quen của Bạn đã kiếm được một món tiền lớn sau một năm làm việc và vẫn đang tiếp tục phát triển. Còn nếu Bạn quyết định bắt đầu từ công ty thì đừng quên nhắc đến những người đứng đầu công ty, về những giá trị và quan điểm của họ. Công ty là đứa con tinh thần của người chủ doanh nghiệp, vì vậy nó phụ thuộc rất nhiều vào con người của người đó.

Truớc khi giới thiệu với một người về công việc MLM, Bạn hãy tìm hiểu xem người đó muốn gì trong cuộc sống, tức là phải xác định ý muốn và nhu cầu của khách hàng. Chẳng hạn, nếu người đó là bà nội trợ có con nhỏ thì hãy nhấn mạnh khả năng làm việc tại nhà với chế độ thoải mái. Nếu đó là một nhà doanh nghiệp thành đạt nhưng phải làm việc tới 90 tiếng mỗi tuần thì Bạn hãy nhấn mạnh cơ hội có thu nhập khá và ngày làm việc ngắn. Hãy nêu ra tất cả những thế mạnh của công việc MLM, nhưng cần nhấn mạnh những điểm hợp nhất với khách hàng cụ thể. Bạn cũng rất nên xác định dạng tư duy của người đó. Kể cả khi người đó không biết người đó muốn gì thì người đó cũng biết mình cần gì. Tất cả những gì Bạn cần làm là đặt ra những câu hỏi cần thiết. Khách hàng thường chỉ cho Bạn thông tin ban đầu về những sở thích của mình với hy vọng là Bạn với tính chuyên nghiệp của mình sẽ biết cách hỏi thêm để biết người đó thật sự cần gì và mời món hàng thích hợp. Sau đó, khi Bạn đã biết loại sản phẩm nào hợp với người đó, Bạn sẽ biết giới thiệu món hàng đó theo cách phù hợp với cách nghĩ của người đó.

Để xác định được những mong đợi của khách hàng, cần phải đạt được sự thông hiểu với họ trong quá trình giao tiếp. Hãy nhớ là Bạn đang “thăm dò”, và như vậy thì thận trọng một chút không bao giờ là thừa. Thay vì hỏi dồn dập người đối thoại, hãy đánh thức trí tưởng tượng của họ, tức là Bạn đang cho họ cơ hội cảm nhận được sản phẩm, chứ không chỉ nghe miêu tả về nó.

Mỗi sản phẩm đều có những đặc điểm và ưu điểm. Song người mua thường ít chú ý đến đặc điểm bằng ưu điểm của món hàng. Hãy chỉ cho khách hàng tiềm năng thấy cái lợi của họ. Kinh nghiệm cho thấy, một nhà phân phối chỉ ra cho khách hàng của mình từ 3 ưu điểm trở lên sẽ có thể chắc chắn bán được hàng sau lần nói chuyện. Tập trung vào ưu điểm của sản phẩm, tức là Bạn đang cho khách hàng thấy cố gắng của Bạn nhằm thỏa mãn nhu cầu của họ.

Nếu Bạn gặp phải người khách không biết mình muốn gì thì hãy kiên nhẫn. Một chút hiểu biết về tâm lý sẽ giúp ích cho Bạn trong tiếp xúc với những người này. Trong trường hợp đó, cách tốt nhất là đặt cho người đối thoại một câu hỏi buộc người ta phải tự xác định nhu cầu và ý muốn của mình. Như vậy, Bạn sẽ buộc người đó phải hình dung về tương lai và hình dung người đó đang sử dụng sản phẩm của Bạn ra sao, sản phẩm đó giúp ích cho người đó như thế nào, Bạn sẽ nghe được từ người đó những lời Bạn cần nghe, điều có thể giúp Bạn bán được sản phẩm. Chẳng hạn như: khi giới thiệu với một người về công việc, Bạn có thể nói: “Anh hãy hình dung là anh đã làm việc ở công ty nửa năm rồi. Anh hãy nghĩ cho kỹ, xem cuộc sống của anh sẽ phải thay đổi ra sao, cả tài sản của anh nữa, để anh có thể nói với mình và những người xung quanh rằng anh làm việc này không phí thời gian?”.

Đừng ngại đề nghị nhà phân phối tiềm năng ký hợp đồng vào cuối buổi gặp gỡ, sau khi Bạn đã thảo luận và giải đáp thỏa đáng những nghi ngại của người đối thoại. Nếu người đó còn chưa sẵn sàng thì hãy đề nghị người đó đưa ra câu hỏi xem người đó muốn biết thêm điều gì hay có gì chưa hiểu.

Cách tạo sự tin tưởng

Nền tảng của các mối quan hệ giữa người với người là sự tin tưởng lẫn nhau. Trước tiên, người ta mua lòng tin đối với Bạn, sau đó mới đến sản phẩm. Lòng tin xuất phát từ sự hiểu nhau nảy sinh trong quá trình giao tiếp.

Hãy xử sự với người khác như cách Bạn muốn người ta đối xử với mình. Hãy linh hoạt, và cố gắng đặt mình vào địa vị khách hàng để làm việc với họ thay vì đứng ở vị trí người bán hàng. Hãy nhìn vào khách hàng bằng con mắt của họ. Nếu Bạn đoán được ý muốn của khách hàng, Bạn sẽ có thể biết được không chỉ người đó muốn mua sản phẩm nào mà còn biết được phải bán cho họ ra sao. Một người không phải lúc nào cũng có thể nói chính xác người đó muốn gì. Hãy nhớ xem, Bạn cũng thường vào cửa hàng và khi người bán hàng muốn giúp đỡ Bạn, Bạn liền từ chối ngay, trong khi trên thực tế Bạn rất cần người đó. Đơn giản là Bạn cần chút thời gian để suy nghĩ và cân nhắc. Một nhà phân phối giỏi là một người biết cảm nhận được thời điểm mà khách hàng muốn gửi gắm chia sẻ những ý muốn và nhu cầu của mình.

Đừng ngại kể cho khách hàng nghe về lợi ích của Bạn trong việc bán được sản phẩm: khi Bạn kể cho khách hàng là Bạn hứng thú với công việc mà Bạn đang giới thiệu ra sao và Bạn được lợi ích gì thì chỉ có lợi mà thôi, bởi lẽ Bạn sẽ ngăn chặn được những ý nghĩ của người đó như: “những điều người đó nói với mình quá tốt đến khó tin”. Và, có thể Bạn sẽ rất ngạc nhiên, nhưng chính khi khách hàng biết được Bạn có lợi ích trong việc này thì họ sẽ giúp Bạn thực hiện thương vụ.

Cách tạo tư duy tích cực

Để tạo tư duy tích cực ở người đối thoại, không nên đả động ngay đến những điểm gây tranh cãi. Dù là bất cứ đề tài gì Bạn cũng đừng nên mở đầu câu chuyện bằng những câu hỏi mà ngừơi đối thoại sẽ nói “không” ngay lập tức. Ngay từ đầu, hãy chọn những câu nói có tính khẳng định, không gây bàn cãi nhưng cũng tạo hứng thú, sao cho người đó luôn đồng ý với Bạn ngay từ đầu. Người đối thoại với Bạn sẽ có cảm giác thoải mái, thân thiện và chăm chú nghe Bạn nói, còn Bạn sẽ không bị hồi hộp.

Bằng cách đó, Bạn sẽ “cài đặt” cho người đó một tư duy tích cực và có xu hướng đồng tình với đề nghị của Bạn.

Có thể giải thích điều này từ góc độ tâm lý như sau: khi một người nói “không”, toàn bộ các giác quan của người đó sẽ chuyển sang thế phòng thủ. Khi một người nghĩ rằng phải phòng thủ với Bạn, nghĩa là Bạn làm người ta nghi ngờ và điều đó sẽ cản trở người đó tin vào sự đàng hoàng và nhã ý của Bạn. Ngược lại, khi người đó đồng ý với Bạn, cảm giác xa lạ sẽ không còn nữa. Vì vậy, càng đạt được nhiều câu trả lời khẳng định từ lúc bắt đầu câu chuyện, Bạn càng có cơ hội thành công trong buổi nói chuyện này.

Tương tự, hãy sử dụng những mệnh đề khẳng định thay cho những mệnh đề phủ định. Thay vì nói: “không đắt” Bạn hãy nói “rẻ”, “không tồi” hãy thay bằng “khá”...

Cách chiến thắng sự phản đối

Hãy cám ơn những người đã có những ý kiến phản biện và hãy tiếp nhận chúng vui vẻ như một cơ hội để đào sâu kiến thức trong một lĩnh vực mới, cơ hội tiếp tục bàn luận nghiêm túc với người đối thoại.

Khi bị phản đối, đừng vội chứng minh mình đúng mà hãy bình tĩnh đợi cho người đó nói hết. Nếu lúc này Bạn tranh cãi ngay và chứng minh cái đúng của mình, Bạn sẽ không đạt được gì cả ngoài việc làm cho người đối thoại càng thêm chống đối Bạn. Có thể ghi ra giấy những luận chứng của họ để thấy bất đồng nằm ở điểm nào. Tốt nhất là Bạn nên đồng ý trước. Khi Bạn vui vẻ đồng ý như thể Bạn đứng về phía người đối thoại, người đó sẽ sẵn lòng nghe Bạn nói.

Song đó phải là một sự đồng ý đặc biệt. Chẳng hạn như: “Đúng đấy, tôi cũng từng nghĩ vậy...”, “Đúng đấy, lúc đầu bao giờ cũng có cảm giác như thế...”, “Tôi hiểu là Anh/Chị nhìn nhận chuyện này ra sao, tôi cũng từng nghĩ vậy, nhưng hãy cho phép tôi nói những gì mà tôi đã hiểu được”. . Như vậy Bạn sẽ gỡ được tình huống căng thẳng, bởi trong mỗi lời phản đối đều ẩn chứa một câu hỏi ngầm mà có thể người đối thoại với Bạn còn chưa nói ra được, nhưng đã có thái độ thận trọng vì người đó cần Bạn cho biết thêm thông tin để có thể quyết định. Muốn vậy, Bạn phải đặt ra những câu hỏi để làm rõ xem người đó muốn hỏi gì. Biết đâu các Bạn lại đang nói về 2 chuyện hoàn toàn khác nhau? Sau khi đã hỏi rõ để biết còn điều gì chưa rõ, Bạn hãy trả lời cho câu hỏi đó của họ. Nếu người đó e ngại về số tiền phải bỏ ra để mua hàng thì Bạn hãy cho người đó biết về chế độ hoa hồng. Nếu đó là lo ngại về khả năng bán hàng thì hãy nói cho người đó biết doanh số tháng này của Bạn. Sau đó thì hãy kiểm tra xem người đó đã hài lòng với câu trả lời hay chưa.

Khi muốn thuyết phục người khác, đừng tỏ ra áp đảo để bắt người kia phải công nhận là Bạn đúng ngay. Bằng cách đó Bạn chỉ động chạm đến lòng tự ái của người đối thoại và làm người đó mất hứng nói chuyện với Bạn.

Sau khi Bạn tạm biệt người đối thoại, hãy tổng kết lại kết quả của cuộc nói chuyện. Hãy phân tích xem tại sao người này lại đồng ý ký hợp đồng, còn người khác thì không. Hãy tự kiểm điểm xem:

1. Bạn trình bày có đạt không? Có bỏ sót gì không?

2. Bạn có đi lệch vấn đề trọng tâm không?

3. Có hơi bị áp đặt đối với người đối thoại không?

4. Bạn trình bày có thuyết phục không?

5. Những câu hỏi nào làm Bạn lúng túng?

6. Bạn có giữ được bình tĩnh và lịch sự suốt cuộc nói chuyện không? Nếu không thì tại sao?

Và quan trọng hơn cả là: Bạn có ấn tượng gì về cuộc nói chuyện? Bạn có hài lòng không? Nếu có, thì có nghĩa là Bạn đã không uổng phí công sức và thời gian. Để có được kỹ năng chuyên nghiệp, Bạn sẽ phải cố gắng, song bù lại, Bạn sẽ được thưởng xứng đáng – đó là thành công mà Bạn luôn mơ ước.