Letters of congratulation & letters of introduction (Thư chúc mừng & thư giới thiệu)

 

LETTERS OF CONGRATULATION (THƯ CHÚC MỪNG) 

Thư chúc mừng chính là một trong những công cụ hữu hiệu để tránh cho những dịp đặc biệt trôi qua một cách buồn tẻ, không có gì đáng lưu tâm. Chính vì vậy, các bạn hãy cố gắng viết một bức thư chúc mừng đáng nhớ, để lại ấn tượng sâu sắc cho người nhận thư. 

Có rất nhiều dịp để các bạn viết thư chúc mừng. Chính vì vậy những loại thư chúc mừng cũng hết sức đa dạng.

Các bạn hãy quan sát bảng liệt kê dạng thư chúc mừng dưới đây:

	Thư chúc mừng sinh nhật.
	Thư chúc mừng lễ đính hôn của ai đó.
	Thư chúc mừng ai đó đã tốt nghiệp.
	Thư chúc mừng ai đó đã được nghỉ hưu.
	Thư chúc mừng ai đó đã kết hôn.
	Thư chúc mừng lễ kỷ niệm ngày cưới của ai đó.
	Thư chúc mừng ai đó đã sinh con.
	Thư chúc mừng ai đó đã xuất bản sách hoặc có bài đăng báo.
	Thư chúc mừng bạn bè hoặc người cộng tác, đồng ngiệp cũ đã tìm được công việc mới.
	Thư chúc mừng nhà chính trị đã trúng cử hoặc ban hành luật thành công.
	Thư chúc mừng nhân viên trong lễ kỷ niệm nhiều năm tuổi nghề của họ.
	Thư chúc mừng nhân viên, bạn bè hay đồng nghiệp được thăng chức.
	Thư chúc mừng ai đó nhân một dịp đặc biệt liên quan đến vấn đề tôn giáo.
	Thư chúc mừng ai đó đã khai trương cửa hàng hoặc bắt đầu một công việc kinh doanh mới.
	Thư chúc mừng ai đó đã ký kết được hợp đồng.
	Thư chúc mừng ai đó đã giành được giải thưởng hoặc học bổng.

Bài giảng hôm nay sẽ không đề cập đến tất cả những dạng thư chúc mừng trên mà giới thiệu cho các bạn những quy tắc để có thể viết một bức thư chúc mừng hiệu quả và đưa ra một số ví dụ về những loại thư chúc mừng khá phổ biến, thường gặp. 

HOW TO WRITE AN EFFECTIVE CONGRATULATION LETTER? (LÀM SAO ĐỂ VIẾT ĐƯỢC MỘT BỨC THƯ CHÚC MỪNG HIỆU QUẢ) 

	Các bạn hãy viết thư chúc mừng ngay sau khi nhận được tin đó. (Hãy cố gắng viết nhanh hết mức có thể)
	Các bạn hãy đề cập đến dịp đặc biệt để bạn viết thư chúc mừng ngay ở trên đầu bức thư.
	Các bạn hãy công nhận và ca ngợi những thành tựu mà người nhận thư chúc mừng đã đạt được.
	Các bạn hãy giữ cho phần thư chúc mừng của mình ngắn gọn và súc tích (chỉ nên dài khoảng một trang giấy đổ lại.)
	Các bạn hãy viết với văn phong vui vẻ, tích cực, không nên đề cập đến bất kỳ tin xấu nào.
	Các bạn không nên thể hiện dịp đặc biệt của người bạn viết thư chúc mừng tiến triển theo chiều hướng có lợi cho bạn. Nếu viết như vậy người nhận thư sẽ đánh giá các bạn là kẻ vụ lợi.
	Các bạn không nên sử dụng quá nhiều từ ngữ chúc mừng, cường điệu thái quá. Bởi như vậy sẽ chỉ khiến người nhận thư chúc mừng có cảm giác bạn đang châm biếm, mỉa mai họ.
	Các bạn hãy chỉnh sửa phần thư chúc mừng của mình cho đúng về mặt bố cục, cấu trúc, ngữ pháp và chính tả.
	Các bạn cũng đừng quên dành thời gian đọc lại và dò lỗi sau khi hoàn thành bức thư chúc mừng.

SAMPLE LETTERS OF CONGRATULATION (THƯ CHÚC MỪNG MẪU) 

Sau đây bài giảng sẽ giới thiệu cho các bạn một vài bức thư chúc mừng mẫu trong những dịp khác nhau:

On a birthday (Trong dịp sinh nhật)

		February 6, 2009.
	11 Xuan Dieu Road, Hai Ba Trung dist., Ha Noi
	My dear Mrs. Thien Huong,
	Congratulations on your birthday! I hope that all your years to come will be as happy and as helpful to others as those past.
	I am sending you a little gift as a token of appreciation for your kindness to me, which I hope you will enjoy.
	Most sincerely yours,
	Nguyen Duc Thi Thu Dinh.

From a gentlemen to a young lady on her birthday (Bức thư chúc mừng sinh nhật của một quý ông gửi tới một thiếu nữ trẻ tuổi)

		April 13, 2009.
	11 Xuan Dieu Road, Hai Ba Trung dist., Ha Noi
	My dear Miss Mau Don,
	May I send you my congratulations on this your birthday?
	I am sending a little token of my best wishes for you for many years to come.
	Yours sincerely,
	Ho Cong Thanh.

On a wedding day anniversary (Trong dịp kỷ niệm ngày cưới)

		June 1, 2009.
	44b Ly Thuong Kiet Street, Hoan Kiem dist., Hanoi
	My dear Le Anh và Phan Thu,
	Please accept my heartiest good wishes on this, the fifteenth anniversary of your marriage. May the years to come bring every blessing to you both.
	Sincerely yours,
	Nguyen Duc Thi Thu Dinh,

Hoặc:

		December 4, 2009.
	44b Ly Thuong Kiet Street, Hoan Kiem dist., Hanoi
	My dear Mrs. Le Na,
	Congratulations on this the twentieth anniversary of your wedding. Our heartiest wishes to you both from Mr. Le Minh and me.
	Yours very sincerely,
	Nguyen Duc Thi Thu Dinh,

On the birth of a child (Trong dịp một đứa trẻ được ra đời)

		August 11, 2009.
	55B Nguyen Thi Minh Khai, dist. 1, HCM
	My dear Thu Thuy,
	Congratulations upon the birth of your daughter. May the good fairies shower upon her the gifts of goodness, wisdom, and beauty.
	Very sincerely yours,
	Dang Van Vu.

On a graduation (Trong dịp tốt nghiệp)

		June 30, 2009.
	44b Ly Thuong Kiet Street, Hoan Kiem dist., Hanoi
	My dear John,
	It is with great pleasure that I hear of your graduation this year. It is a fine thing to have so successfully finished your college course.
	May I send my heartiest congratulations?
	Sincerely yours,
	Truong Duc.

On an engagement (Trong dịp lễ đính hôn)

Viết thư chúc mừng một cô gái hoặc chàng trai mà các bạn đã biết rất rõ trong dịp đính lễ đính hôn thường không có quy tắc gì cụ thể. Cac bạn có thể viết bất kỳ những gì mình muốn, viết theo phong cách và sở thích của mình. 

Tuy nhiên nếu là một người lạ nhưng sắp trở thành thành viết trong gia đình đó, các bạn có thể viết một bức thư chúc mừng ngắn gọn nhưng khá thân mật và thể hiện được thiện ý của mình.

Ví dụ:

		April 3, 2009.
	2 Linh Lang, Ba Đinh, Hanoi
	My dear Nguyen Thanh Hung,
	Let me be among the first to congratulate you on your engagement to Miss Thu Hien. I have not met her but I know that to reach your high ideals she must indeed be a wonderful girl. I hope I may soon have the pleasure of meeting her.
	Sincerely yours,
	Dong Thien Tu.

Hoặc:

		May 14, 2009.
	11 Xuan Dieu Road, Hai Ba Trung dist., Ha Noi
	My dear Miss Thu Hien,
	My nephew has told me his great news. I am much pleased to hear that you are soon to come into the family, because I know that the girl of Hai Anh's choice must be sweet and charming. I hope that you will learn to love us for our own sake as well as for Hai Anh's.
	Sincerely yours,
	Nguyen Duc Thi Thu Dinh.

Hoặc:

		September 18, 2009.
	11 Xuan Dieu Road, Hai Ba Trung dist., Ha Noi
	Dear Hong Anh,
	The announcement of your engagement to Dao Quang Dung is a delightful surprise. He is, as we all know, a splendid chap.
	I am so happy that this great happiness has come to you. I hope that I may hear all about it, and with best wishes to you both, I am.
	Affectionately yours,
	Truong Duc.

Về phần thư chúc mừng nhân dịp đính hôn, có lẽ bức thư của Charles Lamb gửi tới Fanny Kelly, và phần thư trả lời là phần được yêu thích nhiều và đánh giá khá cao.

Các bạn hãy quan sát bức thư ấy ở phần dưới đây:

	Dear Miss Kelly:
	We had the pleasure, pain I might better call it, of seeing you last night in the new play. It was a most consummate piece of acting, but what a task for you to undergo! At a time when your heart is sore from real sorrow it has given rise to a train of thinking, which I cannot suppress.
	Would to God you were released from this way of life; that you could bring your mind to consent to take your lot with us, and throw off forever the whole burden of your profession. I neither expect nor wish you to take notice of this which I am writing, in your present over occupied and hurried state--but to think of it at your leisure.  I have quite income enough, if that were all, to justify for me making such a proposal, with what I may call even a handsome provision for my survivor. What you possess of your own would naturally be ppropriated to those, for whose sakes chiefly you have made so many hard sacrifices. I am not so foolish as not to know that I am a most unworthy match for such a one as you, but you have for years been a principal object in my mind.  In many a sweet assumed character I have learned to love you, but simply as F. M. Kelly I love you better than them all. Can you quit these shadows of existence, and come and be a reality to us? Can you leave off harassing yourself to please a thankless multitude, who know nothing of you, and begin at last to live to yourself and your friends?
	As plainly and frankly as I have seen you give or refuse assent in some feigned scene, so frankly do me the justice to answer me. It is impossible I should feel injured or aggrieved by your telling me at once, that the  proposal does not suit you.  It is impossible that I should ever think of molesting you with idle importunity and prosecution after your mind [is] once firmly spoken--but happier, far happier, could I have leave to hope a time might come, when our friends might be your friends; our interests yours; our book knowledge, if in that inconsiderable particular we have any like advantage, might impart something to you, which you would every day have it in your power ten thousand fold to repay by the added cheerfulness and joy which you could not fail to bring as a dowry into whatever family should have the honor and happiness of receiving you, the most welcome accession that could be made to it.
	In haste, but with entire respect and deepest affection, I subscribe myself.
	C. Lamb.

Đây là phần thư Miss Kelly trả lời:

		July 20, 1819.
	Henrietta Street,
	An early and deeply rooted attachment has fixed my heart on one from whom no worldly prospect can well induce me to withdraw it, but while I thus frankly and decidedly decline your proposal, believe me, I am not  insensible to the high honour which the preference of such a mind as yours confers upon me--let me, however, hope that all thought upon this subject will end with this letter, and that you will henceforth encourage no  other sentiment towards me than esteem in my private character and a continuance of that approbation of my humble talents which you have already expressed so much and so often to my advantage and gratification.
	Believe me I feel proud to acknowledge myself.
	Your obliged friend,
	F. M. Kelly.
	To C. Lamb, Esq.

RESPONDING TO LETTERS OF CONGRATULATION (TRẢ LỜI THƯ CHÚC MỪNG)

Bài giảng sẽ lần lượt giới thiệu cho các bạn một số cụm từ, câu thường được sử dụng trong phần trả lời thư chúc mừng.

Các bạn hãy quan sát bảng sau: 

Cảm ơn người viết thư chúc mừng đã quan tâm đến các bạn, đã dành thời gian để chúc mừng cho những thành tựu các bạn đạt được hoặc chúc mừng nhân dịp đặc biệt của các bạn:
	Thanks so much for taking the time to drop me your kind note.
	How thoughtful of you to write about the Nobel Award.
	Your note about the Nobel Award was particularly special to me.
	The primary benefit of publishing that article was to hear from old friends like you—thanks so much for writing.
	You’re always so thoughtful to take note of what others are doing in the industry.
	Your letter came today. Thank you so much for recognizing our efforts toward the Fullerton cause. I do think it’s a worthy effort on the part of the community here.
	With your busy travel schedule, how did you ever find time to drop me a note about this special time in my life? Thanks so much for thinking of me.
	You have such class—how nice of you to write me about the sales record.
	Thanks for your vote of confidence. From your kind words, it’s too bad you weren’t on the award selection committee years ago!
Các bạn hãy cố gắng khiêm tốn, tránh nói quá về những thành tựu hay danh hiệu của mình:
	As you well know, such work is not the result of solo efforts.
	We all had a part in the results; I simply was the one lucky enough to be singled out this time.
	It was a team effort, I can assure you.
	As you may have guessed, I had much support from our organization.
	From the very beginning, your advice and direction were invaluable in turning me on to this job.
	Colleagues like you make the work so worthwhile.
Nếu phù hợp, các bạn hãy thể hiện lòng mến khách của mình hoặc đưa ra mong muốn liên lạc xa hơn:
	Maybe we can visit further when you have the time.
	Would you call me when you get caught up from your travels?
	Please feel free to drop in on me whenever you’re here in the area.
	Let me know when you have time to chat about your own situation.
	Perhaps we can get together before too long. I’ll be in touch.
	Give me a call when you have the time to sit down for a long visit.
	I welcome any further ideas from you on the subject: your insights have been invaluable to me in the past.

Ví dụ:

	Dear Mr. Tan Cuong,
	Thank you for the kind comments in your recent letter about my new responsibilities at Sitco, Inc. There have always been giants in the industry such as you who have led the way for the inroads the rest of us are now making.
	Thank you for your thoughtfulness in writing. Perhaps you’ll let me call on you again for advice in this new position.
	Sincerely,
	Dinh Viet.

Hoặc:

	Dear Quynh Dung:
	How nice of you to take the time to write about seeing the Futura article on our company. We just hope that report is a prophet. Best wishes to you and your staff also, and keep me posted on how the Middle East project shapes up.
	Cordially,
	Le Kien Ninh.

Hoặc:

	Dear Huong Giang:
	Thank you so much for your nice note about the Draper Award. The recognition takes on another special meaning when colleagues like you are so complimentary and supportive. I’d love to renew our acquaintance with a luncheon date when you’re in town again.
	Sincerely,
	Tran Le Quynh.

LETTERS OF INTRODUCTION (THƯ GIỚI THIỆU) 

Viết thư giới thiệu là một trong những phương pháp phổ biến để tạo lập những mối quan hệ xã hội. Nhờ có bức thư giới thiệu của các bạn những đối tác sẽ được biết đến và rất nhiều dịch vụ quan trọng đã được đưa ra.

Tuy nhiên, các bạn hãy lưu ý không nên viết thư giới thiệu khi chưa hiểu rõ về tính cách, đặc điểm của người bạn viết thư để giới thiệu cũng như người bạn gửi thư tới.

Thư giới thiệu (trừ trường hợp gửi bằng e-mail) nên để mở khi người viết thư giới thiệu đưa cho người được giới thiệu. Sau đó người được giới thiệu sẽ xem qua thư rồi dán lại và chuyển cho tổ chức hoặc cá nhân cần gửi. Nếu thư giới thiệu chỉ là thư thương mại thông thường và người được giới thiệu có thể chuyển trực tiếp cho cá nhân thì có thể để thư mở, không cần thiết phải dán lại.

Khi bức thư đã được chuyển đi rồi người được giới thiệu chỉ còn phải đợi công ty gọi điện lại cho bạn hoặc gửi cho bạn thiếp hoặc thông báo mời để trao đổi trực tiếp. Về phía những người nhận được thư giới thiệu, trong vòng 24 giờ nếu có thể các bạn hãy cố gắng thông báo lại cho người được giới thiệu qua điện thoại hoặc thư mời.

Thư giới thiệu nên được chọn lọc từ ngữ kỹ càng, đưa ra cụ thể, rõ ràng tên của người được giới thiệu cùng với một vài lời nhận xét, bình luận cá nhân về họ (nếu có thể).

Thư giới thiệu thuộc lĩnh vực thương mại có thể được chuyển trực tiếp từ người được giới thiệu tới người nhận thư. Ngoài ra, văn phong viết sử dụng trong dạng thư giới thiệu này nên giống như những dạng thư thương mại khác, ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề chính.

Các bạn hãy lưu ý rằng không nên viết thư giới thiệu một cách bừa bãi. Nếu các bạn cân nhắc cẩn thận, người nhận thư giới thiệu sẽ nhận thấy việc các bạn giới thiệu có lợi cho cả hai phía (người được giới thiệu và người nhận thư giới thiệu) và sẽ vui vẻ hợp tác. Tuy nhiên các bạn cũng không nên từ chối những người thực sự cần bức thư giới thiệu các bạn viết.

Đôi khi (thường là trong lĩnh vực thương mại) phần giới thiệu có thể được ghi trên tấm thiếp với dòng chữ "Introducing Mr.... (Eg: Nguyen Quang Sang) " được viết ở trên đầu. Cách thức này thường được sử dụng cho những trường hợp chúng ta không thật sự thân quen.

Các bạn hãy lưu ý những vấn đề cá nhân, riêng tư không nên đề cập trong phần thư giới thiệu.

Sau đây, bài giảng sẽ giới thiệu cho các bạn một số bức thư mẫu để các bạn đánh giá và học tập. 

Các bạn hãy quan sát phần thư giới thiệu sau:

(A)		June 8, 2009.
	Cau Giay dist., Hanoi
	Dear Mai Vu Toan,
	The bearer of this note, Mr. Nguyen Son Tung, expects to be in your town for six months or so. He is an old friend of mine--in fact, I knew him at College--and I think you would like him.
	He is going to Ho Chi Minh city in the interest of the Vietnam International Assurance Company. He knows nobody in Ho Chi Minh and anything you can do to make his stay pleasant, I shall greatly appreciate.
	Cordially yours,
	Khanh Linh.

Hoặc:

(B)		June 8, 2009.
	Hai Ba Trung dist., Hanoi, Vietnam
	My dear Mrs. Minh Huong,
	This will introduce to you Miss Le Khanh who is the daughter of one of my oldest friends. She will be in New York this winter to continue her music studies.
	She is a girl of charming personality and has many accomplishments. I am sure you will enjoy her company. She is a stranger in New York and any courtesy you may extend to her I shall be deeply grateful for.
	Very sincerely yours,
	Dang Thanh Tam.
	Mrs. Minh Huong, 500 Park Avenue New York, N. Y. USA.

 

Hoặc:

(C)		March 17, 2009.
	27 Xuan Thuy street, Cau Giay dist., Ha Noi
	My dear Le Minh,
	The bearer, Nguyen Tan Tai, is a young acquaintance of mine who is going to live in Da Nang city. If there is anything you can do without too much trouble to yourself in recommending a place to board, or assisting him to a situation, I shall be grateful. He has good habits, and if he gets a foothold I am sure he will make good.
	Yours sincerely,
	Nguyen Le Hieu,

Bên cạnh đó, sau đây bài giảng sẽ giới thiệu cho các bạn một bức thư giới thiệu nổi tiếng trong làng văn chương. Đó là bức thư giới thiệu của Benjamin Franklin, "Model of a Letter of Recommendation of a Person You Are Unacquainted With".

Các bạn hãy quan sát ở dưới đây:

Sir,

The bearer of this, who is going to America, presses me to give him a letter of recommendation, though I know nothing of him, not even his name. This may seem extraordinary, but I assure you it is not uncommon  here. Sometimes, indeed, one unknown person brings another equally unknown, to recommend him; and sometimes they recommend one another!  As to this gentleman, I must refer you to himself for his character and merits, with which he is certainly better acquainted than I can possibly be. I recommend him, however, to those civilities, which every stranger, of whom one knows no harm, has a right to; and I request you will do  him all the good offices, and show him all the favor, that, on further acquaintance, you shall find him to deserve. I have the honor to be, etc.