Hướng dẫn sử dụngtrong các báo cáo khoa học

EndNote x7 được xây dựng để giúp bạn bắt kịp với tốc độ nhanh chóng nghiên cứu học thuật. Chúng tôi có gợi ý của chúng tôi từ bạn và liên tục phát triển các công cụ mới trong EndNote .

EndNote x7 full tiếp tục bổ sung các công cụ bạn cần phải tìm kiếm, sắp xếp và quản lý các tài liệu tham khảo của bạn. Công cụ để tổ chức, và chú thích các file PDF. Công cụ để tự động tìm toàn văn và cập nhật tài liệu tham khảo của bạn.

EndNote X7 dễ dàng quản lý file PDF, thêm công cụ định dạng, và được xây dựng trên khả năng đồng bộ hoá EndNote.Chúng tôi đã tăng cường và thậm chí thêm các công cụ mới để giúp bạn viết CV, giấy, bản thảo, cuốn sách hoặc xin tài trợ một cách dễ dàng liền mạch. EndNote X7 giới thiệu:

• Một EndNote plug-in cho việc thêm các trích dẫn và tài liệu tham khảo cho các slide Microsoft PowerPoint (chỉ dành cho Windows).
• “Phân nhóm” tùy chọn thư mục để kiểm soát nhiều hơn và linh hoạt với các bằng sáng chế Cite Trong khi bạn WriteTM plug-in cho Microsoft Word.
• Đồng bộ hóa nền tảng để công việc của bạn liên tục lưu lại và luôn luôn có sẵn trực tuyến và truy cập thông qua iPad của bạn
• Tăng cường nhập khẩu PDF, tập tin đặt tên, và tổ chức lựa chọn.
• Sự lựa chọn mới cho việc tổ chức các tài liệu nghiên cứu của bạn sử dụng các loại tài liệu tham khảo mới như phỏng vấn, Podcast, Hội nghị giấy, và báo chí.
• Cải tiến giao diện người dùng để sắp xếp tốt hơn công việc quan trọng.
• Tùy chọn mở rộng cho các định dạng với hơn 5.000 tài liệu tham khảo phong cách thư mục.

Endnote và việc sử dụng Endnote trong các báo cáo khoa học

Tham khảo các tài liệu đã có làm cơ sở cho các nghiên cứu ở các qui mô là điều cần thiết. Thậm chí, việc sử dụng tài liệu còn có thể coi như là một yêu cầu bắt buộc đối với các bài báo cáo khoa học từ một bài luận văn, bài tiểu luận đến các đề tài tầm cỡ quốc gia, các bài viết đăng trên các tạp chí học thuật. Việc tham khảo tài liệu đặt ra vấn đề phải sử dụng các tài liệu tham khảo sao cho hợp lệ và ghi nhận một cách đúng đắn các tài liệu đã sử dụng sao cho không vi phạm một điều cấm kỵ trong nghiên cứu khoa học – đạo văn.

Những nhà nghiên cứu, đặc biệt là những người mới bắt đầu nghiên cứu thường gặp một số khó khăn trong việc ghi nhận lại các tài liệu đã sử dụng trong các nghiên cứu của mình. Các khó khăn xuất phát từ việc không biết cách sắp xếp danh mục tài liệu tham khảo, không nắm được các nguyên tắc mô tả thư mục theo đúng tiêu chuẩn, trong bài viết có ghi nhận đã tham khảo tài liệu nhưng không đưa tài liệu đã tham khảo vào danh mục trong khi một số tài liệu đưa vào danh mục lại không được ghi nhận trong bài viết vv… Giải quyết các khó khăn trong việc ghi nhận các tài liệu tham khảo một số phần mềm quản lí danh mục tài liệu tham khảo đã được xây dựng và một trong các phần mềm đó là Endnote của Tập đoàn Thomson Reuters.

Endnote có đặc điểm gì ?

Với mục đích giúp các tác giả tiết kiệm thời gian đánh máy cũng như tìm hiểu các cách thức trình bày bắt buộc khi trình bày thư mục cho các bài báo nghiên cứu, các luận văn/ luận án, các đề án, bài tập…, từ năm 1988, công ty Thomson Reuters đã đưa ra các sản phẩm phần mềm như EndNote®, ProCite®, Reference Manager®, EndNote® Web and RefViz™ để quản lí và trình bày danh mục tài liệu tham khảo sử dụng được cả cho hệ điều hành Windows và Macintosh (Thomson Reuter, 2011a). Là một sản phẩm của công ty Thomson, Endnote là một chương trình phần mềm, sử dụng để quản lí các trích dẫn thư mục. Tính năng tiết kiệm thời gian cho phép người dùng chuyển các tài liệu tham khảo lấy từ cơ sở dữ liệu hoặc mục lục trực tuyến vào cơ sở dữ liệu EndNote và tạo danh mục tài liệu tham khảo một cách tự động trong các bài viết dạng Word hoặc Wordperfect. Endnote là một phần mềm được đăng ký độc quyền, được phát hành từ năm 1988 với dạng phần mềm đóng gói để có thể dễ dàng cài đặt trên máy đơn. Phiên bản mới nhất hiện này của Endnote là phiên bản thứ 15 (X5) tồn tại cả ở dạng phần mềm đóng gói và dạng Web (2011a)

Endnote  - một giải pháp cho việc quản lí và trình bày danh mục tài liệu tham khảo

Endnote hỗ trợ cho việc quản lí danh mục tài liệu tham khảo và sắp xếp trình bày danh mục tài liệu tham khảo trong các bài viết một cách tự động. Danh mục tài liệu tham khảo trong Endnote được tổ chức theo dạng thư viện mà trong đó mỗi thư viện là một bộ sưu tập thư mục theo chủ đề hoặc theo mục đích sử dụng. Có nhiều cách khác nhau để có được thư viện Endnote như tự nhập thông tin của tài liệu tham khảo vào các trường có sẵn trong thư viện, hoặc nhập dữ liệu tự động từ nhiều nguồn thông qua một bộ lọc có sẵn trong Endnote hoặc kết nối từ các cơ sở dữ liệu thư mục để chọn các tài liệu tham khảo đưa vào thư viện (Thomson Reuter, 1988-2005). Để tránh bỏ sót các tài liệu đã sử dụng trong quá trình nghiên cứu, người nghiên cứu cần nhập thông tin thư mục của tài liệu đã sử dụng vào thư viện Endnote của mình.

 Trong Endnote có tất cả 52 trường mô tả tương ứng với 35 kiểu tài liệu như sách, bài báo, kỷ yếu hội thảo…. Tùy theo từng loại tài liệu mà người dùng có thể bỏ bớt hoặc thêm các trường phù hợp. Ngoài các thông tin ở dạng văn bản người dùng có thể chèn thêm một hình ảnh hay tập tin đính kèm vào trường hình ảnh của biểu ghi. Việc nhập dữ liệu vào Thư viện Endnote có thể làm nhiều người, nhất là những người không quen sử dụng các công cụ thư mục, cảm thấy ngại ngần và bất tiện. Tuy nhiên, việc nhập dữ liệu không còn là công việc mất thời gian và khó khăn khi mà Endnote có tính năng Lọc dữ liệu nhập (Import filters) (Thomson Reuter, 2011b). Với tính năng này, sau khi chọn được các bài báo cần đọc trong các cơ sở dữ liệu có hỗ trợ tính năng xuất dữ liệu như Proquest, Ebsco, Medline, Emerald…, các nhà nghiên cứu chỉ cần sử dụng tính năng xuất dữ liệu sang Endnote các thông tin thư mục sẽ tự động chuyển sang các Thư viện Endnote. Với các kiểu thư mục tiêu chuẩn được tập hợp sẵn trong Endnote như APA, Chicago A Chicago B… người viết chỉ cần chọn định dạng xuất dữ liệu máy sẽ tự động gán các trích dẫn được sử dụng vào đúng vị trí mà người viết mong muốn, động thời một danh mục các tài liệu tham khảo sẽ tự động xuất hiện ở cuối bài viết, hơn nữa các tài liệu trong danh mục sẽ tự động sắp xếp theo trật tự của tiêu chuẩn mà người viết đã chọn. Ngoài hơn 5000 kiểu thư mục tiêu chuẩn (Thomson Reuter, 2011c), Endnote cho phép người dùng tạo riêng các định dạng trích dẫn và danh mục tài liệu tham khảo theo các nguyên tắc riêng biệt, hoặc thay đổi một số chi tiết của các kiểu thư mục tiêu chuẩn. Tính linh hoạt này giúp Endnote có thể sử dụng được ở nhiều quốc gia.

Ưu và nhược điểm của Endnote

Wikipedia (2011) đã có một bảng so sánh về các tính năng của Endnote với các phần mềm quản lý thư mục khác hiện đang được sử dụng. Một trong các ưu điểm đã được Bảng so sánh và cuốn cẩm nang sử dụng Endnote của công ty Thomsons (2011a) đề cập đến là Endnote có thể xuất dữ liệu từ các bộ sưu tập đã xây dựng ra dạng tập tin máy có thể đọc được (Machine readable) và theo quảng cáo giới thiệu từ Website của Thomson, Endnote có thể hỗ trợ xuất dữ liệu ra hơn 5000 kiểu thư mục thuộc các lĩnh vực khác nhau (Thomson Reuter, 2011c), điều này giúp cho việc chia sẻ dữ liệu thư mục giữa các chương trình quản lí thư mục và giữa những người sử dụng các chương trình quản lí dữ liệu thư mục khác nhau. Một ưu điểm khác của Endnote là Endnote hỗ trợ tính năng kết nối các cơ sở dữ liệu trực tuyến đến hơn 4000 tập tin kết nối. Với tính năng này người dùng có thể tra cứu và nhập một cách tự động các thông tin thư mục của tài liệu tham khảo từ các cơ sở dữ liệu trực tuyến vào thư viện Endnote mình. Ngoài các tập tin kết nối, Endnote còn hỗ trợ việc kết nối với các cơ sở dữ liệu trực tuyến và cơ sở dữ liệu thư mục thông qua cổng Z39.50.
So với các phần mềm quản lí thư mục khác, Endnote khá đắt, giá cả của phần mềm thay đổi tùy theo số lượng người dùng. Thực tế sử dụng Endnote cho thấy Endnote xung khắc với một số phần mềm diệt Virus, vì vậy nếu không vô hiệu các phần mềm diệt Virus khi cài đặt, phần mềm Endnote sẽ bị khóa. Mặt khác khả năng tra cứu các tài liệu trong thư viện khá hạn hẹp, trong các thư viện người dùng chỉ có thể tra cứu bằng từ khóa dạng hậu kết hợp. Một khó khăn rõ ràng hơn cả là các trường mô tả thư mục có vẻ chỉ quen thuộc với những người làm công tác thư viện, với những người ngoài giới thư viện sẽ phải mất thì giờ để làm quen với các trường mô tả phù hợp với từng loại hình tài liệu, ngoài ra hệ thống của Endnote không thể tự phát hiện ra các thông tin bị nhập sai, tính chính xác của các thông tin tùy thuộc hoàn toàn vào người nhập tin.

Sử dụng Endnote

Việc sử dụng Endnote không quá khó khăn chỉ cần theo hướng dẫn trong chương trình hoặc các khoá hướng dẫn ngắn hạn, người dùng có thể thao tác một cách dễ dàng.

Sau khi cài đặt xong phần mềm, để có thể sử dụng được các thông tin người sử dụng phải xây dựng thư viện Endnote. Thư viện Endnote là một bộ sưu tập các biểu ghi chứa các thông tin cần thiết để tạo ra danh mục tài liệu tham khảo và các thông tin hỗ trợ khác như từ khóa, phụ chú và tóm tắt. Một thư viện Endnote có thể chứa nhiều tài liệu và có nhiều cách cập nhật dữ liệu vào thư viện  như import từ các cơ sở dữ liệu, liên kết đến các cơ sở dữ liệu thư mục của các thư viện khác để tải các biểu ghi thư mục vào thư viện hoặc nhập thủ công vào các trường mô tả trong thư viện. Có hơn 52 trường mô tả được dựng sẵn cho một biểu ghi, tuy nhiên tùy vào loại hình tài liệu mà người dùng có thể chọn các trường tương ứng để nhập thông tin.

Với sự hỗ trợ của các thanh công cụ có sẵn, sau khi hoàn thành việc cài đặt Endnote, người dùng có thể chèn các ghi chú trích dẫn ngay trong quá trình soạn thảo văn bản. Khi ghi chú trích dẫn được chèn vào văn bản, đồng thời tài liệu tham khảo tự động được định dạng đúng chuẩn cũng được thêm vào danh mục tài liệu tham khảo ở cuối văn bản.

Kết luận đề nghị

Endnote là một phần mềm quản lí tài liệu tham khảo dùng để tổ chức và theo dõi các tài liệu tham khảo được sử dụng trong các bài viết. Sử dụng Endnote cho phép ta dễ dàng chèn các ghi chú trích dẫn hoặc hoặc chú thích vào tài liệu nghiên cứu đồng thời cho phép ta trao đổi thư mục. Việc sử dụng Endnote tương đối đơn giản, đặc biệt là trong các phiên bản mới. Sử dụng phần mềm Endnote giúp các nhà nghiên cứu tiết kiệm được thời gian khi lập danh mục tài liệu tham khảo cũng như tránh được những sơ suất không đáng có trong khi trình bày các bài báo cáo khoa học.

Để việc sử dụng Endnote được thực hiện một cách đồng bộ, thư viện có thể mua và giới thiệu rộng rãi phần mềm này đến độc giả của mình. Ngoài ra trên thực tế cũng có một số phần mềm mã nguồn mở cho phép sử dụng miễn phí có tính năng tương tự như Endnote. Thư viện có thể nghiên cứu và khai thác các phần mềm này để giới thiệu đến độc giả của mình để giúp các bài viết báo cáo khoa học có tính chuyên nghiệp hơn