5 bước đơn giản để gửi email không bị vào spam

Mình đã làm việc với Email Marketing khoảng 5 năm rồi và đúc rút ra được những kinh nghiệm để gửi email không bị vào spam, nay mình muốn chia sẻ với các bạn trong bài viết này.
Bài viết này mình sẽ chỉ cho các bạn những nguyên tắc để email gửi đi từ website của bạn không bị rơi vào mục spam, tất nhiên là không dành cho những bạn dùng nó để đi spam người khác.
Mình thấy khá nhiều bạn thắc mắc là email gửi đi từ website thường rơi vào hòm thư spam của Gmail, Outlook, Yahoo,…Do vậy mình quyết định viết bài này để hướng dẫn cho các bạn những bước cấu hình cho hệ thống mail trên website của bạn. Điều này rất quan trọng vì nếu email rơi vào spam bạn sẽ không thể truyền tải được thông điệp, nội dung của mình đến với khách hàng và hậu quả thì chắc các bạn đều biết :P

Đầu tiên, mình sẽ miêu tả ngắn gọn cách mà bộ lọc Spam hoạt động của các webmail phổ biến hiện nay như Gmail, Yahoo, Outlook,…. Khi một email được gửi đến server và bộ lọc spam được bật, nó sẽ kiểm tra email đó với một danh sách các tiêu chí đã được định sẵn.Bộ lọc Spam hoạt động như thế nào ?

Mỗi thông số sau khi kiểm tra sẽ có một điểm số đánh giá spam nhất định. Việc quyết định email đó có bị vào spam hay không là do điểm số trung bình của tất cả các điểm số thành phần trên. Điểm trung bình được khuyến nghị của SpamAssassin hiện nay là 6.6 thì email sẽ bị đưa vào spam. Nếu điểm trung bình thấp hơn, email sẽ vượt qua vòng kiểm duyệt, còn nếu cao hơn nó sẽ đi vào hộp thư spam. Sau đây mình sẽ giải thích chi tiết những nguyên nhân thường gây ra điểm spam cao và cung cấp một vài tút để giảm nó. Bạn phải biết một điều rằng, điểm càng thấp thì tỉ lệ email đi vào hộp thư đến càng cao.

Các yếu tố quyết định tới điểm số spam

• Cấu hình Server và IP
• Cấu trúc email
• Nội dung email

Để có thể giảm khả năng email của bạn bị rơi vào spam, bạn phải chắc chắn một điều rằng, DNS của server đã có các bản ghi cần thiết. Email của bạn gửi đi phải được viết theo một tiêu chuẩn mà mình sẽ nhắc tới trong bài viết này. Mình sẽ đi chi tiết từng phần

Cấu hình server và IP

Thêm bản ghi cho DNS

Việc đầu tiên cần làm là bạn phải cấu hình các bản ghi DNS của bạn chính xác. SPF là một bản ghi TXT cho DNS đung để lưu trữ danh sách các IP và hostname được ủy quyền gửi email đi từ domain của bạn. Việc này là không bắt buộc tuy nhiên đây là việc mà bạn nên làm đầu tiên khi cấu hình cho email vì nó tăng độ trust cho email gửi đi từ các địa chỉ IP đã được ủy quyền và giảm khá nhiều điểm spam

DomainKeys

Để cho các bản ghi SPF mà bạn đã thêm ở trên làm việc một cách chính xác thì bạn cần sử dụng DomainKeys Identified Mail (DKIM). Khi sử dụng DKIM, máy chủ Mail của bạn sẽ thêm một chữ kí bí mật vào mỗi email gửi đi. Chữ ký này có thể được sử dụng để đối chiếu với public key trong DNS của tên miền. Do vậy bạn sẽ cần ba thứ: Một là private key bí mật trên server của bạn để tạo ra các chữ kí bí mật cho mỗi email gửi đi từ server và một danh sách các public key lưu trữ trong DNS của domain. Những publickey này sẽ được sử dụng để xác minh rằng đây là một email hợp lệ. Tuy nhiên việc này không thể ngăn chặn các spammer gửi e-mail spam. Ví dụ, máy chủ của Google. Việc này chỉ là một lớp bảo mật bổ sung.

Reverse DNS

Khi bạn đang gửi một e-mail từ một máy chủ bên trong tên miền của bạn, hãy chắc chắn rằng nó có địa chỉ IP riêng( IP tĩnh). Điều này là cần thiết, do vậy hãy  sử dụng một IP tĩnh cho nó, thường thì nếu bạn dùng hosting thì sẽ không có IP tĩnh ( bạn có thể mua với giá 2$/tháng) hoặc chuyển sang sử dụng server riêng như VPS, Dedicated Server,..

Bản ghi MX

Một bản ghi DNS cần thiết nữa cho tên miền của bạn là bản ghi MX. Cụ thể là bản ghi MX sẽ khai báo server sẽ chịu trách nhiệm xử lí các email đến máy chủ từ ngoài vào. Ví dụ bạn dùng email riêng trên server của bạn thì bạn cần trỏ bản ghi MX về IP của máy chủ để nó có thể nhận các email từ bên ngoài gửi vào.

‘White’ IP address

Đôi khi địa chỉ IP của bạn có thể bị cho vào danh sách đen của Gmail, Outlook,.., vì đã từng gửi email spam chẳng hạn hoặc do bạn không gửi email đúng chuẩn, thường gặp nhất là khi bạn dùng hosting chung IP, khi đó một ai đó spam mail và do đó bạn bị ăn lây. Tốt nhất bạn nên đăng ký một IP riêng, cũng cần nói thêm là sau khi bạn đăng ký mới một IP, bạn nên để không nó ít nhất một tháng, tức là không làm gì với IP đó. Lý do bạn cần làm như vậy là vì IP mà vừa đăng ký là rất có thể được sử dụng bởi một người nào trước bạn. Do vậy cần ít nhất 1 tháng để nó được xoá khỏi danh sách đen của các dịch vụ mail.

SMTP

Đây có thể là phần hay nhất mà mình muốn nói với bạn trong bài viết này :D

Nếu bạn quá mệt mỏi với việc cấu hình server và IP thì có một giải pháp cho bạn đó là sử dụng SMTP

Đây là một giải pháp rất tốt là để gửi e-mail. SMTP – Simple Mail Transfer Protocol – giao thức truyền tải thư tín đơn giản) là một chuẩn truyền tải thư điện tử qua mạng Internet. Bạn có sử dụng các dịch vụ SMTP như Gmail, Yahoo,  rất tốt hoặc dùng máy chủ mail riêng của bạn. Hiện mình đang sử dụng máy chủ mail riêng dựa trên Zimbra. Ngoài ra còn có một số dịch vụ SMTP trả phí trên nền web. Nếu bạn muốn dùng dịch vụ SMTP nâng cao hơn và chạy trên nền web thì mình khuyến khích bạn dùng dịch vụ của Mandrill, hiện mình cũng có một vài website đang dùng ở đây, rất tốt, gói miễn phí bạn có thể gửi 12000 email/tháng, quá đã phải không nào? Sau khi đăng ký để tích hợp nó với website của bạn cũng rất đơn giản, nếu bạn dùng dùng WordPress thì có thể sử dụng plugin wpMandrill By MailChimp, cài đặt xong bạn chỉ cần điền các thông số trong tài khoản Mandrill của bạn là xong, còn nếu bạn đang sử dụng Magento thì có thể cài đặt extension Ebizmarts Magemonkey, cài xong thì cũng điền thống số tương tự như WordPress, cả hai plugin và extension này đều là chính chủ, được phát triển bởi MailChimp (Mandrill là một dịch vụ con của MailChimp)

Tải plugin wpMandrill by MailChimp cho WordPress

Tải extension Ebizmarts Magemonkey cho Magento

Đặc biệt, Mandrill còn hỗ trợ bạn tạo các bản ghi SPF và DKIM, bạn chỉ việc add nó vào trong DNS của tên miền là xong :P

Xong phần cấu hình server và IP, làm như vậy là yên tâm về cấu hình server rồi, chuyển qua phần viết email chuẩn

Cấu trúc Email chuẩn để gửi email không bị vào Spam

Email dạng văn bản (Text)

Nếu bận đang gửi Email dạng văn bản, chỉ chứa chữ, không chứ HTML thì bạn hoàn toàn có thể yên tâm 90% email sẽ vào hộp thư đến nhưng vì những thiếu sót của nó mà chúng ta thương sử dụng thêm HTML để markup cho email trông đẹp hơn.

Email phạt đạt chuẩn Quote-Printable

Quote-Printable là một chuẩn mã hoá Email dựa trên RFC 2822. Theo đo, mỗi dòng trong email phải không được chứa nhiều hơn 998 kí tự hay tương đương với khoảng 78 chữ, Tiêu chuẩn này thường được các dịch vụ mail như Gmail, Outlook dùng để làm tiêu chí trong các bộ lọc spam. Do đó khi soạn mail bạn nên nhớ đến nguyên tắc này

Email nên chứa ảnh nhưng không chứa liên kết URL

Thật khó có thể tưởng tưởng được một email gửi đi mà lại không có ảnh, nó giúp email thêm trực quan ,dễ hiểu vì thế hãy nhớ chèn ảnh vào trong email. Tuy nhiên nếu dừng lại ở đó thì cũng có gì để nói, vấn đề ở đây là bạn không nên chèn link vào trong ảnh đó, tức là khi ta nhấp chuột vào ảnh sẽ không có liên kết nào được mở ra.

Cấu trúc HTML chuẩn

Chỉ có một nguyên tắc đơn giản là ‘Back to 90’s’.

Nguyên tắc này nói: Hãy tìm một lập trình viên lạc hậu và bảo anh ta tạo ra một mẫu email bằng HTML theo kiểu cổ tức là sử dụng các đoạn mã HTML lỗi thời như HTML 1.0. Xong, bạn đã có một email HTML chuẩn :P

Nghe thì có vẻ như một trò đùa nhưng đó là những gì bạn nên làm khi gửi email bằng HTML. Hiện nay có rất ít các web Mail có thể hiển thị được các email HTML hiện đại có chứa các thẻ div, padding, hầu hết chủ có thể hiển thị được các đoạn mã HTML cơ bản. Hãy sử dụng bảng, đoạn mã HTML cơ bản, không có CSS3. Đó là những gì bạn cần làm để có một email bằng HTML chuẩn.

Nội dung của Email

Nội dung có giá trị

Đây là một trong những phần quan trọng nhất của toàn bộ bài viết này! Đúng vậy, hãy gửi những email có giá trị cho người đọc. Tránh các email tiếp thị kiểu chỉ nhằm vào lợi nhuận mà không mang lại cho người dùng một lợi ích nào đó. Luôn luôn nhớ rằng e-mail của bạn được đọc bởi con người.

Nội dung đừng chỉ chứa mỗi ảnh – hãy dùng HTML

Đừng bao giờ gửi những email mà chỉ chứa mỗi ảnh không, hãy viết nó bằng HTML vì nếu bạn gửi những email chỉ chứa mỗi ảnh, nguy cơ vào spam của bạn càng cao.

Nội dung đừng chứa các link rút gọn

Các URL rút gọn có thể giúp bạn xây dựng các URL đẹp. Tuy nhiên, nó được coi là không đáng tin cậy khi dùng trong e-mail. Hãy nhớ rằng cứ mỗi link rút gọn được tìm thấy trong email của bạn, điểm spam của bạn sẽ tằng thêm 2 điểm :P

Kiểm tra thành quả

Sử dụng các dịch vụ của bên thứ ba

Bước cuối cùng là chúng ta cần kiểm tra thành quả mà chũng ta đã làm để chắc chắn mọi email gửi đi  sẽ vào hộp thư đến một cách an toàn. Chúng ta cần check ở tất cả các dịch vụ mail như Gmail, Outlook, Yahoo,…Tuy nhiên, nêu làm việc này một cách thủ công thì hơi vất vả do đó mình sẽ giới thiệu cho các bạn một dịch vụ để làm việc này hoàn toàn tự động, đó chính là Litmus. Nó sẽ tạo ra các bản xem trước các email của bạn trên các nền tảng webmail cũng như desktop e-mail khác nhau. Dịch vụ này còn có thể đưa ra các lời gợi ý về mã HTML của e-mail để bạn có thể cải thiện . Một công cụ rất hữu ích!

Dịch vụ kiểm tra email tự động Litmus

Ngoài Litmus, bạn có thể sử dụng một dịch vụ khác là PutsMail, một tool cũng rất hữu ích cho phép bạn check các đoạn mã HTML của Email một cách chi tiết.

Gửi cho chính bạn

Sau khi bạn đã hoàn thành với kiểm tra tự động, mình khuyên bạn nên gửi một vài bản sao cho chính bạn, đồng nghiệp hoặc bạn bè của bạn. Đây là một kinh nghiệm thực tế mà mình rút ra trong quá trình làm việc, nó rất hữu ích vì bạn sẽ biết chính xác được kết quả :D

Kiểm tra tính thân thiện với các thiết bị di động

Đừng quên kiểm tra xem tính thân thiện với các thiết bị di động di động cho các e-mail của bạn. Thị trường di động đang không ngừng phát triển, vì vậy e-mail của bạn cũng phải hoàn hảo trên các thiết bị di động.

Công cụ kiểm tra Email miễn phí

Hãy gửi email của bạn đến email contact@crazytut.com với tiêu đề “Spam check”. Trong vòng 10 phút sẽ có một email phản hồi lại cho bạn một báo cáo chi tiết về email của bạn cũng như điểm số spam.

Mình hi vọng qua bài viết này bạn đã biết cách làm thế nào để có thể gửi email không bị vào spam :D

Chúc các bạn thành công!