Một số bài viết hướng dẫn cách thuyết trình

Kỹ năng thuyết trình hiệu quả 

Xây dựng một bài thuyết trình gồm 3 bước: Phân tích, Cấu trúc, Thực hiện.

- Thứ nhất, bạn cần xác định mục tiêu của việc thuyết trình, ví dụ cái bạn muốn người nghe hiểu là gì, quan hệ bạn muốn tạo dựng là gì, với ai và cái bạn muốn người nghe thực hiện.

- Thứ hai, bạn cần phân tích người nghe bằng cách hãy suy nghĩ về chủ đề thuyết trình dưới góc độ của người nghe, tập trung vào kiến thức của họ về vấn đề bạn thuyết trình đến đâu, ngôn ngữ sử dụng như thế nào, mối quan tâm của họ là gì, những định kiến, tâm trạng, quan hệ của người nghe…

- Thứ ba, là lúc bạn thực hiện phân tích các ý tưởng và xây dựng mạch ý tưởng.
Về cấu trúc, nhìn chung, một bài thuyết trình thường được chia làm 3 phần: Mở đầu, nội dung và kết thúc. Tại sao vậy? Cấu trúc này mang lại cho người nghe cảm giác có sự phân tích, luận cứ, có cảm giác của sự chuyển động tiến lên phía trước và lý do thứ ba là dễ nhớ.

Một bài thuyết trình tốt nếu đạt được các mục tiêu cơ bản sau đây:

- Không làm mất thời gian của người nghe
- Hiểu người nghe là ai và tại sao họ tới đây
- Cấu trúc tốt bài thuyết trình
- Thực hiện bài thuyết trình lôi cuốn và hấp dẫn
- Nhấn mạnh những điểm quan trọng trong thông điệp của bạn
- Tạo lập được mối quan hệ thân thiện với người nghe

-------------------------------------------------------------------------

Để thuyết trình thành công

Khi bạn muốn trình bày trước phòng ban của mình về một dự án nào đó, việc thuyết trình thường là vấn đề khiến bạn lo sợ. Sau đây là những lời khuyên hữu ích giúp bạn thuyết trình thành công.


1. Nắm rõ nguyên tắc thuyết trình

Mục đích: Biết mục đích của bạn là gì khi thuyết trình. Thông báo? Thuyết phục? Giải trí?

Đối tượng: Ai là đối tượng của bạn? Nhóm tuổi của họ? Họ sống ở đâu? Quan điểm, tính cách của họ?

Những vấn đề cần thiết khác: Đây là những thứ cần được sắp xếp. Bạn nên xác định lượng thời gian và thời điểm cần nói và không gian.

2. Tính thời gian hợp lý

Lên kế hoạch, chuẩn bị và luyện tập trước sao cho bài thuyết trình chỉ chiếm 75% lượng thời gian ước lượng. Nếu bạn kết thúc sớm thì không sao nhưng nếu kết thúc muộn thì sẽ rất tệ. Nếu bạn muốn mọi người lắng nghe mình thuyết trình, chỉ nên dành 50% để trình bày và dành 25% còn lại để người nghe cùng tham gia.

3. Nội dung phù hợp

Khi chuẩn bị bài phát biểu, hãy xác định những gì “phải”, “nên” và “có thể” đưa đến người nghe. Hãy hạn chế nội dung tùy theo thời gian thuyết trình và sự quan tâm của người nghe.

4. Làm bài thuyết trình thêm hấp dẫn

Đưa vào bài thuyết trình các câu chuyện, giai thoại, phép ẩn dụ để chúng thêm thuyết phục thay vì chỉ đưa ra những dữ liệu đơn thuần.

5. Lập dàn ý cho riêng mình

Hãy gạch ý đầu dòng thay vì dùng cả câu. Bôi đậm những chỗ quan trọng.

6. Luyện nói thật to

Bạn sẽ nói thật tự nhiên khi bạn luyện tập nhiều. Hãy tập nói thật to trước khi thuyết trình.

7. Dẹp bỏ sự run sợ

Run sợ không phải là là điều tốt khi thuyết trình. Không có đội trưởng đội bóng nào bảo đội của mình hãy bình tĩnh ngay trước khi vào trận. Thay vào đó, bạn hãy tự kiểm soát sự run sợ này bằng cách thở thật sâu từ cơ hoành và tưởng tượng mình sẽ kết thúc bài thuyết trình thành công. Được chuẩn bị tốt, bạn sẽ càng tự tin.

8. Sôi nổi và nồng nhiệt

Thái độ nhiệt tình, sôi nổi khi phát biểu sẽ đem lại kết quả đáng ngạc nhiên cho bạn. Nếu giọng của bạn biểu cảm và cử chỉ sinh động, trông bạn sẽ tự tin và nồng nhiệt hơn.

9. Nghĩ trước tất cả những câu hỏi bạn có thể bị hỏi

Phần đặt và trả lời câu hỏi sau bài thuyết trình có khi còn quan trọng hơn chính bài thuyết trình. Nhớ hiểu rõ câu hỏi trước khi trả lời và chú ý đến nguyên nhân họ đặt câu hỏi đó. Khi trả lời, hãy giữ ánh mắt khắp phòng bởi có thể những người khác cũng có cùng câu hỏi đó. Hãy tôn trọng mọi câu hỏi cũng như người đặt câu hỏi.

10. Tôn trọng người nghe

Tránh có thái độ ngạo mạn hoặc thiếu chuẩn bị. Miễn là bạn quan tâm đến người nghe, có sự chuẩn bị và hoàn thành tốt phần hỏi và trả lời, chắc chắn bạn sẽ thành công.


-------------------------------------------------------------------------


Thủ thuật thuyết trình bằng Powerpoint 

Thuyết trình là một khoa học và cùng là một nghệ thuất, làm thế nào để làm tăng hiệu quả bài nói của mình bằng các slide, trang chiếu...Tớ có một số kinh nghiệm" Cóp nhặt" đựợc muốn chia sẻ vói cả nhà(Thủ thuật thuyết trình bằng Powerpoint). Đây chỉ là một số thủ thuật nhỏ và đơn giản, lần sau Tớ sẽ chia sẻ chia sẻ thủ thuật trình chiếu "2 màn hình" hiện đại và chuyên nghiệp nhất thế giới hiện nay...và hiện "bản quyền" chưa ai biết đến nhưng đang được ứng dụng hiệu quả tại Tâm Việt.

Microsoft Powerpoint tích hợp trong bộ Office là một phần mềm thông dụng nhất hiện nay dùng cho việc thuyết trình tại các cuộc hội thảo, giảng dạy... Đối với sinh viên sắp tốt nghiệp thì đa số phải "đụng" tới Powerpoint ít nhất một vài lần cho việc thuyết trình luận văn tốt nghiệp.

Một số kinh nghiệm trong việc sử dụng Powerpoint sẽ giúp các bạn sinh viên soạn được một bài thuyết trình hấp dẫn, gây ấn tượng với hội đồng giám khảo, cùng một số mẹo hay để ứng phó với những tình huống bất ngờ trong khi trình chiếu Powerpoint.

Chọn màu cho dương bản

Việc chọn màu sắc dương bản rất quan trọng. Màu sắc lòe loẹt sẽ gây khó chịu cho người xem. Bạn nên chọn một màu đơn hơi tối, vừa không chói mắt lại vừa làm nổi bật màu chữ. Một gợi ý là chọn màu xanh dương đậm. Cách làm như sau: Mở chương trình Powerpoint, nhấn chuột phải vào dương bản và chọn Background. Hộp thoại Background mở ra, nhấn vào mũi tên sổ xuống, chọn Fill Effects. Hộp thoại Fill Effects mở ra, ở thẻ Gradient đánh dấu chọn One Color, rồi nhấn mũi tên sổ xuống bên cạnh, chọn More Color, hộp thoại Colors xuất hiện, bạn chọn tiếp thẻ Custom và chỉnh các thông số sau, Color model: RGB, Red: 0, Blue: 0, Green: 155, rồi nhấn OK để trở về hộp thoại Fill Effects. Tại hộp thoại này, bạn đánh dấu chọn vào mục From title ở dưới cùng, rồi chọn kiểu trung tâm sáng ngoại vi tối ở mục Variants bên cạnh, xong nhấn OK và Apply. Đó là màu cho dương bản thứ nhất. Với dương bản thứ hai, ba, bốn... bạn muốn cho màu giống dương bản một thì nhấn chuột phải vào dương bản một nằm ở cột dọc bên trái (thẻ Slides), chọn New Slide hay vào menu Insert > Duplicate Slide.

Màu và kích cỡ cho Font chữ

Chọn font chữ là một trong các font sau: Arial, Vni-Helve, Vni-Times, màu trắng, vàng, xanh lá cây, cam (nếu bạn chọn màu dương bản như trên), kích cỡ trong giới hạn từ 20-44 pt. Không nên chọn kích cỡ dưới 20 pt vì chữ sẽ nhỏ khi nhìn từ xa (trừ khi trình bày bảng số liệu thì có thể chọn cỡ thấp nhất là 20 pt).

Tạo hiệu ứng cho dương bản, có nên hay không?

Nhiều người cho rằng việc tạo hiệu ứng cho dương bản sẽ làm tăng tính hấp dẫn lôi cuốn người xem. Nhưng phải nói thật rằng cách này chỉ nên áp dụng cho các buổi trình chiếu quảng cáo sản phẩm hay tiếp thị. Còn với buổi trình luận văn tốt nghiệp thời gian thường chỉ có 20 phút, trong thời gian này bạn chỉ có thể sử dụng tối đa 30-40 dương bản, mỗi dương bản trình bày khoảng 30-45 giây, vì vậy nếu bạn tạo nhiều hiệu ứng thì sẽ làm mất thời gian vô ích. Do vậy chỉ nên sử dụng 2 đến 3 hiệu ứng, bao gồm 1 hiệu ứng chuyển trang và 2 hiệu ứng cho chữ.

Để tạo hiệu ứng cho chữ, nhấn chuột phải vào khung chứa chữ, chọn Custom Amination. Cửa sổ Add Effect xuất hiện ở bên phải, nhấp vào nút Add Effect để chọn hiệu ứng, ví dụ như Fly in (bay), Spin (quay tròn), Grow/Shrink (phóng to/thu nhỏ), Diamond (lấp lánh)... Kinh nghiệm cho thấy hiệu ứng Random Bars thường được sử dụng. Nếu bạn muốn áp dụng một kiểu hiệu ứng cho toàn bộ nội dung dương bản thì vào menu Slide Show->Amination Schemes. Cửa sổ Apply to selected Slides xuất hiện bên phải, bạn chỉ việc nhấn chọn hiệu ứng rồi vào Slide Show->View Show xem thử.

Để tạo hiệu ứng chuyển trang, bạn vào Slide Show->Transition. Cửa sổ Slide Transition xuất hiện ở bên phải, bạn nhấn chọn hiệu ứng rồi vào Slide Show->View Show xem thử. Hiệu ứng Strips Right-Down thường được dùng nhất.

Slide cảm ơn hội đồng giám khảo

Đây là slide cuối cùng, không kém phần quan trọng. Bên cạnh lời cảm ơn, bạn có thể chèn hình ảnh các bông hoa, bạn có thể tải hình bông hoa miễn phí tại địa chỉ http://www.animationfactory.com/ (bạn vào trang web và tải những file zip tên loài hoa, ví dụ red_rose.zip).

Một số phím tắt cần nhớ trong khi trình chiếu

Đang trình bày ngon trớn thì một vị trong hội đồng giám khảo đột ngột bảo bạn cho xem lại một dương bản nào đó, hay kêu bạn chỉ cho họ những điểm quan trọng. Với tình huống này bạn có thể dùng phím tắt.

" Ctrl - P: Lấy cây bút màu ra, dùng chuột vẽ một đường gạch đít hay khoanh tròn những điểm quan trọng.

" Nhấn phím E: xóa đường gạch dưới hay khoanh tròn.

" Nhấn phím Esc: Cất cây bút màu đi.

" Ctrl - H: Che dấu chuột và nút nhấn (nằm ở góc dưới trái màn hình)

" Nhấn phím = (dấu bằng): hiển thị hay che dấu chuột.

" Nhấn phím B/W: Chuyển màu đen/trắng khi đến giờ giải lao, nhấn lại phím này để trở về bình thường.

" Page Up hay mũi tên lên: Đến dương bản trước.

" Page Down hay Enter hay mũi tên xuống: Đến dương bản sau.

" Nhấn số trang rồi nhấn Enter: Đến dương bản theo số trang.


-------------------------------------------------------------------------


6 "Sai lầm " thường mắc khi thuyết trình 

1. Không giao tiếp bằng mắt với người nghe

Hậu quả: Mọi người sẽ nghĩ bạn thiếu tự tin, bạn lo lắng và chưa chuẩn bị kỹ bài nói chuyện.

Lời khuyên: Dành 90% thời gian nói chuyện hoặc nhiều hơn để nhìn thẳng vào mắt của cùng trò chuyện. Phần lớn chúng ta khi nói chuyện thường chỉ nhìn xuống tài liệu, vào màn chiếu, nhìn xuống bàn hoặc... ngó lơ lung tung. Có một cách rất hiệu quả để chữa "bệnh" này: ghi hình những buổi thuyết trình của mình và xem lại để rút kinh nghiệm.

Nhìn thẳng vào thính giả chính là một cách để thu hút sự chú ý của họ, không cho phép họ có cơ hội lơ là hay làm việc khác.


2. Dáng đứng rụt rè, không mạnh mẽ

Hậu quả: Mọi người sẽ thấy ở bạn một doanh nhân còn non nớt, không chững chạc.

Lời khuyên: Khi đứng trên sàn, bạn nên đứng sao cho chân rộng bằng vai. Bạn có thể hơi nghiêng người và vai về phía trước nhưng nên giữ thẳng đầu và xương sống. Không nên dựa vào bàn hay bục phát biểu.


3. Cử động hoặc lắc lư cơ thể quá nhiều

Hậu quả: Mọi người nghĩ bạn đang sốt ruột về điều gì đó, muốn nói nhanh cho xong. Đôi khi, những động tác thừa của bạn khiến người nghe rối mắt, và họ có thể lấy chúng ra làm trò cười đấy.

Lời khuyên: Hãy hạn chế và kiểm soát mọi cử động của cơ thể. Đừng phô diễn những cử động không mục đích. Tập thói quen nghiêm túc ngay cả khi đang nói chuyện với một người. Trừ khi bạn đang "buôn dưa lê" với cô bạn thân, mọi cử chỉ lắc lư đều khiến bạn có vẻ cợt nhả.


4. Đứng yên một chỗ

Hậu quả: Bạn đang tạo cho bài nói chuyện của mình vẻ cứng nhắc không cần thiết đấy. Buổi nói chuyện của bạn chắc chắn sẽ kém phần sôi động, vui vẻ nếu bạn cứ đứng yên như phỗng.

Lời khuyên: Bạn có thể đi lại một chút. Nhiều nhà diễn thuyết xuất sắc rất hay đi lại trong lúc nói chuyện, thậm chí đi lại rất nhiều. Tuy nhiên, việc đi đi lại lại của họ là có mục đích chứ không phải vô nghĩa. Bạn cũng nên có những động tác cần thiết để minh họa cho bài nói.


5. Bỏ hai tay trong túi

Hậu quả: Mọi người sẽ nghĩ bạn không có hứng thú phát biểu, bạn miễn cưỡng phải trình bày, hoặc bạn đang lo lắng.

Lời khuyên: Nếu bạn chỉ bỏ một tay trong túi và tay kia để thả lỏng thì vẫn có thể chấp nhận được. Nhưng nếu bỏ cả hai tay thì chắc chắn là phải thay đổi. Giải quyết vấn đề này hết sức đơn giản: bỏ tay ra khỏi túi. Dùng tay để cầm bút, thước, chỉ vào màn hình minh họa,… Hãy để đôi tay bạn không “thất nghiệp”.


6. Sử dụng những cử chỉ, điệu bộ giả tạo

Hậu quả: Mọi người sẽ biết ngay bạn đã học quá thuộc bài phát biểu, bạn sẽ mất đi sự tự nhiên và khiến mọi người nghĩ ngay đến sự giả tạo, không thật trong bài phát biểu của bạn.

Lời khuyên: Đừng quá lạm dụng các cử chỉ, điệu bộ trong lúc phát biểu. Nếu không sẽ có lúc cử chỉ, điệu bộ của bạn sẽ không nhất quán với những gì bạn đang nói. Khi đó, thính giả sẽ được xem một bộ phim mà hình ảnh và âm thanh bị lộn xộn. Ngôn ngữ thuyết trình cũng phải chọn lựa kỹ, sao cho giản dị và dễ hiểu, đừng để người nghe nhàm chán hoặc phải căng thẳng đầu óc để suy luận.


-------------------------------------------------------------------------

Thuyết trình... không đáng sợ

Thuyết trình không chỉ là một phần trong chương trình học tập mà còn là một phần công việc của bạn khi đi làm. Tuy nhiên, để bài thuyết trình của bạn thuyết phục người khác lại không khó như bạn nghĩ.

Tạo ấn tượng

Điều đầu tiên để người nghe chú ý đến một bài thuyết trình là người thuyết trình. Bởi vậy hãy chuẩn bị sẵn sàng và kỹ lưỡng trước khi xuất hiện trước đám đông. Đừng đến muộn bởi nếu đến muộn, bạn sẽ gây ấn tượng xấu ngay từ đầu đối với người nghe. Ấn tượng xấu ban đầu này có thể làm ảnh hưởng đến toàn bộ buổi thuyết trình. Về trang phục, bạn cũng nên ăn mặc nghiêm chỉnh và phù hợp. Tuy nhiên, không nhất thiết phải "quần tây, áo sơ mi, cà-vạt" mới được gọi là nghiêm chỉnh. Chẳng hạn khi thuyết trình về một nền văn hóa nào đó, bạn có thể mặc trang phục, đội hay đeo một vật đặc trưng cho văn hóa đó để làm cho bài thuyết trình thêm sống động. Điều này cũng để cho người nghe thấy rằng bạn chuẩn bị cho bài thuyết trình cẩn thận và chu đáo như thế nào.

Tạo phong cách

Cần xác định rằng người nghe muốn nghe bạn trình bày vấn đề, chứ không phải đến để đọc xem bạn ghi gì trên màn hình PowerPoint. Vì vậy trên màn hình thuyết trình đừng ghi hết tất cả nội dung bạn muốn trình bày lên đó. Hãy gạch đầu dòng các ý ngắn gọn để người xem có thể nắm nội dung bạn đang trình bày. Còn bạn thì bám trên các gạch đầu dòng đó để giải thích vấn đề. Thử nghĩ xem nếu người ta cứ nhìn chằm chằm vào một đống chữ dày đặc trên màn hình, họ sẽ chẳng thèm quan tâm bạn đang nói gì và bản thân họ cũng cảm thấy mệt mỏi với việc đọc.

Khi trình bày, bạn nên cố gắng nói năng lưu loát. Và nếu không thể nói năng lưu loát được thì hãy cố tránh phát ra các từ "à, ờ, ừm". Người nghe có thể nghĩ bạn chưa thật sự hiểu vấn đề hay chưa chuẩn bị kỹ và sau đó sẽ không tin tưởng những gì bạn nói. Cái tay cũng đóng một phần quan trọng trong khi thuyết trình. Đừng đút tay vào túi quần khi nói. Như vậy sẽ cực kỳ mất lịch sự, nhất là vừa cho tay vào túi quần vừa... nghịch chìa khóa hay khăn tay. Việc vân vê mép áo hay xoay nhẫn khi thuyết trình cũng nên tránh. Cuối cùng, tắt chuông hoặc tắt hẳn điện thoại di động. Đừng để nó phá vỡ không khí nghiêm túc của buổi thuyết trình.

Kết cấu bài thuyết trình

Phần trình bày của một bài thuyết trình thường được thiết kế bằng phần mềm Microsoft PowerPoint. Phần mềm này giúp bạn có thể tạo ra một bài trình bày nhiều màu sắc và hiệu ứng chữ. Tuy nhiên, để người nghe thật sự tập trung vào nội dung mà bạn trình bày và cảm thấy không quá phản cảm, lời khuyên cho bạn là hãy dùng các font chữ chân phương, rõ ràng, đừng biến bài trình bày của mình thành một bức họa lòe loẹt với các hiệu ứng chữ nhấp nháy, bay lượn. Người nghe thật sự muốn hiểu vấn đề chứ không phải muốn thử trình độ thiết kế của bạn. Chưa hết, trước lúc bắt đầu trình bày, đừng quên phát cho "khán giả" của bạn nội dung tóm tắt bài thuyết trình cùng nội dung chi tiết của phần trình bày để họ tiện theo dõi, ghi chép hoặc nghiên cứu về sau.

Về kết cấu, sau trang đầu tiên ghi tiêu đề và tên người thực hiện, hãy dành một trang để nói khái quát về vấn đề bạn sắp trình bày để người nghe... chuẩn bị tinh thần. Trang thứ 3 sẽ là phần tóm tắt toàn bộ nội dung bạn sắp nói với việc liệt kê các mục lớn, như kiểu mục lục ở đầu mỗi cuốn sách. Phần trình bày chi tiết sẽ được thực hiện ngay sau đó. Trong phần này, nếu có thể, hãy cố gắng biến số liệu thành các biểu đồ hay bảng tổng kết để người nghe mường tượng vấn đề nhanh hơn và dễ dàng hơn. Cuối phần trình bày chi tiết, một lần nữa, hãy lặp lại bước bạn đã làm ở trang 3, tức là nêu lại khái quát nội dung bài thuyết trình bằng các mục lớn để người nghe tổng hợp lại những gì vừa tiếp nhận.

Cuối cùng, sau khi kết thúc phần thuyết trình, đừng quên hỏi người nghe: "Có ai muốn hỏi gì về vấn đề tôi vừa trình bày không?". Đây là cách để người nghe hiểu vấn đề mà bạn trình bày rõ hơn, sâu hơn, đa chiều hơn. Một khi họ giải tỏa được các thắc mắc, bài thuyết trình của bạn đã thuyết phục được người nghe rồi đấy.